Viele Anmeldungen zu staatlichen Registern müssen notariell beglaubigt werden. Dies betrifft neben dem Handelsregister auch das Partnerschaftsregister (Zusammenschluss von Angehörigen freier Berufe) und das Vereinsregister.

Das Handelsregister wird vom zuständigen Amtsgericht als Registergericht geführt und ermöglicht es, bestimmte Informationen über die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen einzuholen.

Die Anmeldung beim Handelsregister bedarf der notariellen Beurkundung, die Eintragung enthält unter anderem Angaben zu:

• Firma
• Sitz und Geschäftsanschrift
• Niederlassung und Zweigniederlassungen sowie deren Anschrift
• Gegenstand des Unternehmens
• vertretungsberechtigten Personen (Vorstand, Geschäftsführer, Prokuristen, Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter) und besondere Vertretungsbefugnis
• Rechtsform des Unternehmens
• Grund- oder Stammkapital
• Kommanditisten, Mitglieder
• sonstige Rechtsverhältnisse (z. B. Umwandlungen, Insolvenzverfahren, Auflösung)

Aus der Eintragung im Handelsregister ergibt sich beispielsweise, welche Personen für ein bestimmtes Unternehmen rechtsverbindlich Verträge abschließen dürfen.

Sollten sich für den Geschäftsverkehr bedeutsame Verhältnisse des Unternehmens ändern, muss dies in das Handelsregister eingetragen und anschließend bekanntgemacht werden.

Eintragungspflichtig sind beispielsweise:

• Wechsel in der Geschäftsführung; Erteilung/Widerruf von Prokura,
• Änderung der Firma,
• Änderung des Unternehmenssitzes oder der Geschäftsanschrift; Errichtung von Zweigniederlassungen,
• Änderung der Gesellschafterinnen und Gesellschafter bei OHG und KG und
• Änderung des haftenden Kapitals bei Kapitalgesellschaften.

Notarin Dr. Rüping formuliert den Text der Anmeldung, überwacht die richtige Eintragung im Handelsregister, berät umfassend über die mit der Eintragung zusammenhängenden Fragen und klärt etwaige Zweifelsfragen mit dem Registergericht.

Im Gegensatz zu anderen Gesellschaften, können nur natürliche Personen eine Partnerschaft eingehen. Zusätzlich zu beachten ist, dass bei einer Partnerschaft das Prinzip der persönlichen Verantwortung gilt.

Die Eintragung in das Partnerschaftsregister beim zuständigen Amtsgericht erfolgt durch sämtliche Partner und ist in notariell beglaubigter Form vorzulegen.

Im Partnerschaftsregister werden die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse der Partnerschaft festgehalten:

• Namen, Sitz und Gegenstand der Partnerschaft
• Namen und Vornamen sowie den in der Partnerschaft ausgeübten Beruf aller Partner
• den Wohnort jedes Partners

Die Partner müssen bei der Anmeldung den Partnerschaftsvertrag nicht vorlegen und müssen auch ihre Berufsrechte nicht nachzuweisen.

Oftmals finden sich Partnerschaftsgesellschafen bei Rechtsanwälten, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, aber auch Ärzten oder Architekten.

Das Vereinsregister ist ein öffentliches Register, das von den örtlich zuständigen Amtsgerichten geführt wird. Die Besonderheit beim Vereinsregister liegt auf der nichtwirtschaftlichen Ausrichtung der Vereine. Selbst wenn ein Geschäftsbetrieb besteht, darf die wirtschaftliche Zielsetzung nicht Hauptzweck des Vereins sein.

Die Eintragungen in das Vereinsregister müssen in notariell beglaubigter Form erfolgen, ebenso wie spätere Änderungen der Satzung und Änderungen der Vertretungsbefugnis des Vorstands. Auch wenn sich die Zusammensetzung des Vorstands ändert, muss das Vereinsregister entsprechend geändert werden.

Dem Vereinsregister zu entnehmen sind folgende Angaben:

• Name und Sitz des Vereins
• Mitglieder des Vorstands
• Vertretungsbefugnisse des Vereinsvorstands
• Datum der Feststellung der Satzung

Durch den Eintrag im Vereinsregister erlangt der Verein Rechtsfähigkeit als juristische Person und ist somit Träger von Rechten und Pflichten. Hierdurch ist es dem Verein möglich, eigenes Vermögen zu erwerben. Ein entscheidender Vorteil entsteht in Bezug auf Haftungsfragen, denn für Vereinsschulden haftet das Vereinsvermögen. Lediglich wenn schuldhaftes Handeln in Fällen der „Durchgriffshaftung“ vorliegt (nicht rechtzeitig abgegebene Steuererklärungen, Steuerschulden, nicht bezahlte Beiträge zur Sozialversicherung), kann der Vorstand haftbar gemacht werden.